Аудит исследовательского центра

Аудит исследовательского центра

О.М. Голубева

Аудит (ICH GCP, 1.6) –  Систематическая и независимая проверка документации и деятельности вовлеченных в проведение клинического испытания сторон, которая проводится для подтверждения факта осуществления этой деятельности, а также для оценки соответствия процедур сбора, обработки и представления данных требованиям протокола исследования, стандартных процедур, Качественной Клинической Практики (GCP) и разрешительных инстанций
Аудит (ISO 19011:2002, 3.1) –  Независимая систематическая, подтверждаемая соответствующими документами процедура сбора данных для объективной оценки степени выполнения требований, предъявляемых к объекту аудита.

Смотреть в формате презентации

Архив исследовательского центра.

Документы исследования

• Несоответствие имени/фамилии исследователя/адреса или названия медицинского учреждения в различных документах исследования
  Документы, срок действия которых истек (форма FDA 1572)
  Отсутствие:
• договора с медицинским учреждением
• документов/накладных, подтверждающих получение основных документов исследования
• документов исследования, полученных в центре в соответствии с накладными
• Хранение документов, полученных по факсу, на термобумаге

Документы исследования
Отсутствие:

• журнала учета телефонных переговоров
• переписки, которая ведется по электронной почте
• предыдущих версий документов исследования, которые претерпели изменения в ходе клинического испытания
• Неполный комплект процедурных документов комитета по этике медицинского учреждения (положение о комитете, стандартные процедуры, список членов комитета)
• Несоответствие данных заявки в комитет по этике медицинского учреждения и разрешения комитета на проведение исследования
• Отсутствие периодических отчетов в комитет по этике

Документы по учету и хранению исследуемого препарата

• Этикетки на упаковках исследуемого препарата/препарата сопутствующей терапии на иностранном языке
• Неправильно или не полностью заполненные этикетки на упаковках исследуемого препарата/препарата для сопутствующей терапии
• Отсутствие накладных на получение исследуемого препарата
• Несоответствие между фактически имеющимся в центре препаратом и количеством препарата, поставленного в центр в соответствии с накладными
• Не полностью заполненные, в том числе, не подписанные/датированные исследователем накладные на получение исследуемого препарата

Документы по учету и хранению исследуемого препарата

• Журналы учета температуры и влажности в зоне хранения препарата не ведутся/ведутся ежедневно в течение 365 дней в году
• ведутся, но термометр/гигрометр отсутствует
• Не уведомление спонсора исследования в случае нарушения условий хранения препарата
  
• Отсутствие накладных на возврат исследуемого препарата спонсору/контрактной организации
• актов на уничтожение использованного препарата в исследовательском центре
• Дополнительные журналы учета исследуемого препарата, ведущиеся старшими сестрами отделений

Согласия на основе ознакомления

• Дата подписи
• пациента проставлена исследователем
• исследователя проставлена пациентом
• исследователя или и исследователя, и пациента проставлена третьим лицом
• В тексте документа поля, предназначенные для внесения контактной информации исследователя и/или комитета по этике, оставлены незаполненными
• Инициалы пациента на каждой странице документа не проставлены или проставлены исследователем

Отчетность по безопасности исследуемого препарата

• Нарушение сроков отправки отчетов о серьезном негативном проявлении спонсору исследования/в местный комитет по этике медицинского учреждения
• Отсутствие подтверждения факта (своевременной) отправки отчета о серьезном негативном проявлении спонсору исследования
• Несоответствие данных в формах отчета о серьезных негативных проявлениях и в первичных документах пациентов
• Отсутствие в Карте Испытуемого данных о негативном проявлении, которое было отрапортовано спонсору исследования как серьезное

Документы по безопасности препарата

• Отсутствие копий документов, содержащих новые данные по безопасности исследуемого препарата (CIOMS, MedWatch Reports, IND Safety Letters) подтверждающих
• своевременное уведомление разрешительных и этических инстанций РФ о новых данных по безопасности, предоставленных спонсором исследования (CIOMS, MedWatch Reports, IND Safety Letters)
• комитета по этике медицинского учреждение о новых данных по безопасности, предоставленных спонсором исследования (CIOMS, MedWatch Reports, IND Safety Letters)/

Лаборатория исследовательского центра

• Отсутствие сотрудника лаборатории, ответственного за выполнение тестов в соответствии с протоколом
• Лабораторные тесты по протоколу не выполняются в связи с отсутствием наборов для их проведения
• Нормальные значения лабораторных показателей, предоставленные лабораторией, не датированы или не соответствуют принятым в лаборатории на момент проведения исследования
• Журналы регистрации результатов анализов ведутся не регулярно и/или не хранятся после полного заполнения журнала

Лаборатория исследовательского центра

• Единицы измерения параметров, требуемых протоколом исследования, не соответствуют единицам, указанным в Карте Испытуемого
• Отсутствует процедура контроля за выдачей оригиналов и копий отчетов о лабораторных
      тестах
• Отчеты о лабораторных обследованиях не подписываются ответственным сотрудником лаборатории, либо на отчетах отсутствует дата
  
• Одни и те же параметры определяются двумя разными методами с получением разных результатов и предоставлением двух разных отчетов

Исследовательский центр, в том числе, вспомогательные подразделения

• Нарушение конфиденциальности в процессе хранения документов исследования
  Отсутствие
• внутренней процедуры назначения/выдачи/введения исследуемого препарата
  дополнительного оборудования для поддержания условий хранения исследуемого препарата в случае необходимости
• условий и/или определенных сроков для хранения документов исследования, в том числе, первичных документов пациентов, после окончания исследования

Исследовательский центр, в том числе, вспомогательные подразделения

• Неправильное программирование приборов (дата, время)
  Отсутствие
• журналов регистрации выполненных обследований в подразделении медицинского учреждения
• учета выдачи первичных документов и/или заключений пациентам/коллегам
• длительного хранения журналов регистрации обследований в подразделении медицинского учреждения
• Несоответствие данных журналов регистрации вспомогательных учреждений данным первичных документов пациентов, хранящихся у исследователя

Обязанности исследователя и его сотрудников

• Незнание сотрудниками исследователя своих конкретных обязанностей в исследовании/несоответствие этих обязанностей обязанностям/полномочиям, делегированным им в соответствии с журналом регистрации распределения обязанностей
• Отсутствие документального подтверждения обучения сотрудников исследования документам/процедурам исследования
• Отсутствие основного исследователя на рабочей встрече исследователей и стартовом визите
• Отсутствие основного исследователя на визитах монитора
• Неосведомленность основного исследователя о содержании писем, направленных монитором в центр после проведения визита

Первичные документы пациентов

• Ведение первичных документов, специально созданных для записи визитов пациентов в ходе исследования, при отсутствии каких-либо других первичных документов/ссылок на них
• Использование первичных документов, созданных на основе карты испытуемого и/или протокола исследования
• Несоответствие данных проект-специфичных первичных документов и первичных документов пациентов, хранящихся в исследовательском центре
• Несоответствие данных документов, предоставленных врачами-консультантами, и данных, внесенных в Карту Испытуемого
• Отсутствие первичных документов по результатам дополнительных обследований

Центральная лаборатория

• Отсутствие даты подписи исследователя на отчетах, полученных по факсу через 24-48 часов после отправки биообразцов
• Датирование подписи исследователя на оригинальных/окончательных отчетах, пришедших курьерской почтой через 2-4 недели после отправки биообразцов, той же датой, которая стоит на отчете, полученном по факсу
• Разная оценка значимости отклонений полученных лабораторных значений от нормальных значений лаборатории в отчетах, полученных по факсу, и в окончательных отчетах

Центральная лаборатория

• Отсутствие внутренней процедуры забора биообразцов, их маркировки и подготовки к отправке в центральную лабораторию
• Незнание требований центральной лаборатории по центрифугированию биообразцов
• Отсутствие условий для хранения биообразцов в исследовательском центре (ответственный сотрудник, мониторинг температуры, запасной холодильник/морозильная камера для использования в случае необходимости)

Документы, заполняемые пациентами. Дневники пациентов

• Заполнение дневников пациентами без учета того, что документы напечатаны на самокопирующейся бумаге
• Заполнение дневников пациентов в 2 этапа:
  карандашом, а затем, после проверки с исследователем, ручкой
• Заполнение дневников пациентами в 2 этапа:
  на черновике, а затем на самом документе
• Исправления в дневниках пациентов без идентификации лица, сделавшего исправления, и без их обоснования в первичных документах пациентов

Дневники пациентов

• Отсутствие в дневниках (при наличии полей для внесения) контактной информации исследователя и/или его сотрудников
• критических значений оцениваемых пациентами параметров, требующих немедленного уведомления исследователя
• Отсутствие в первичных документах пациентов и Картах испытуемых информации о негативных проявлениях и/или сопутствующей терапии, внесенной пациентами в дневники

Дневники пациентов

• Пропуск пациентами полей, предназначенных для внесения года
• Предоставления пациентами в двух последовательных дневниках разной информации по одному и тому же дню исследования (как правило, дата визита)
• Отсутствие в исследовательском центре копии заполненного пациентом дневника

Документы, заполняемые пациентами. Анкеты для пациентов

• Заполнение анкет пациентами без учета того, что документы напечатаны на самокопирующейся бумаге
• Игнорирование данных анамнеза, указанных пациентом при ответах на вопросы анкеты
  информации о возможных серьезных негативных проявлениях, указанной пациентом при ответах на вопросы анкеты
• Отсутствие в исследовательском центре копии заполненной пациентом анкеты